4. Jak pracować nad regulaminem?

Przede wszystkim wspólnie. Czyli partycypacyjnie. Czyli z mieszkańcami, potencjalnymi uczestnikami konsultacji. Taka praca oddala może w czasie moment końcowego rezultatu, ale ma wiele dodatkowych korzyści: wzbogaca samą treść regulaminu, angażuje w sposób bardziej trwały mieszkańców i pracowników urzędu, uczy kultury dialogu, budzi poczucie identyfikacji z zapisanymi regułami. Więcej na ten temat w wypowiedziach samorządowców i przedstawicieli NGO:

• Dorota Piechowicz-Witoń – prezes Opolskiego Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych: Regulamin stwarza możliwość równej wiedzy na temat konsultacji dla wszystkich, odwołania się  do zasad. To trochę tak, jak z kontraktem na szkoleniach: zanim zaczniemy coś wspólnie robić, ustalmy, czy rozumienie pewnych pojęć mamy wspólne, czy tak samo je interpretujemy, czy zgadzamy się na podobne rozwiązania i na jakich zasadach pracujemy, żeby nie okazało się po paru godzinach, miesiącach, latach, że włożyliśmy dużo wysiłku, a idziemy w kompletnie różne strony.
• Piotr Choroś – kierownik Referatu ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi i partycypacji społecznej w Lublinie: Każdy dokument można stworzyć, szybko uchwalić. Pytanie po co samorząd przyjmuje regulamin? Czy to sztuka dla sztuki?  Czy chce odhaczyć sobie, że jest partycypacyjny, bo przyjmuje regulamin? Jeśli ten regulamin ma mieć sens, plusem dyskutowania nad nim jest przede wszystkim edukacja. Bo to, ile trwają konsultacje, jakie formy wybieramy, to są sprawy wtórne według mnie, na poziomie technikaliów. Clou dyskusji będzie pytanie: co to są konsultacje, o czym my właściwie rozmawiamy? Nie rozmawiamy o demokracji bezpośredniej ani o budżecie obywatelskim, rozmawiamy o pewnej specyficznej formie dialogu obywatelskiego. I to jest ten plus. Uświadomienie sobie czym są konsultacje jest ważne też dla urzędników i władz, które boją się słowa „konsultacje”, boją się, że zaraz wpadną mieszkańcy i wszystko poprzewracają, że to będzie niekończąca się dyskusja o niczym. To jest także dla nich proces uczący, pokazujący że konsultacje nie polegaja na tym, że jak na spotkanie przychodzi 50 osób, 30 jest za rozwiązaniem x, 20 za rozwiązaniem y, to ja muszę wybrać x. 
• Arkadiusz Wiśniewski – prezydent Opola: To, że regulamin jest robiony wspólnie też ma ogromne znaczenie. Nam, czyli osobom decydującym o sprawach  miasta, konsultacje mają dać odpowiedź na pytanie o popularność pewnych decyzji, ich akceptowalność. Więc bardzo ważne jest, żeby uzgodnić zasady tych  konsultacji z tymi, którzy potem w nich biorą udział. Żeby oni byli przekonani, że te zasady, które wpisano, są szczere, to jest też ich. Żeby akceptowali tę formułę, wiedzieli, że to jest dla nich wygodne, że nikt nie ograniczy im dostępu, nie wykorzysta ich niewiedzy. Żeby była pełna transparentność.

Taka partycypacyjna praca nad regulaminem może przebiegać w różny sposób, w zależności od wiedzy, doświadczenia i zapasu entuzjazmu inicjatorów. My zawarliśmy ją w czterech etapach i opisaliśmy w ramach swoistego przepisu na społeczne tworzenie zasad konsultacji społecznych w Zeszycie partycypacji 4/2015, Regulamin konsultacji społecznych – jak to zrobić wspólnie? Poniżej prezentujemy najważniejsze kwestie w podziale na cztery etapy.

Inicjowanie  Wiedza  Rekomendacje społeczne  Grupa robocza

Inicjowanie pracy nad regulaminem

Inicjatorami prac nad regulaminem konsultacji mogą być:

Niezależnie od tego, kto należy do grupy inicjatywnej, trzeba mieć świadomość, że bez urzędu nie ma sensu rozpoczynać jakichkolwiek działań. Po pierwsze regulamin jest aktem prawa miejscowego, uchwalanym przez radę miasta/gminy, który wciela w życie prezydent/burmistrz/wójt. Po drugie urzędnicy i politycy stanowią dość istotny element wspólnoty samorządowej. I jakkolwiek trudna byłaby współpraca strony społecznej i administracji, warto tę lekcję odrobić na początku pracy nad regulaminem.

Co do samej strony urzędowej: o procesie powinni wiedzieć i być gotowi do udziału urzędnicy z różnych wydziałów/biur, które zajmują się lub będą zajmować konsultacjami (w zasadzie praktycznie każdy wydział powinien być reprezentowany) – to oni będą w praktyce odpowiadać za jakość stosowanych standardów konsultacji. Aby zatem wiedzieli, skąd się te standardy biorą, po co są i czuli się ich właścicielami, muszą brać udział w ich tworzeniu. W przeciwnym wypadku mogą nie rozumieć sensu niektórych zapisów i je kontestować . W pracach powinien być także obecny prezydent lub wiceprezydent, pełnomocnik ds. współpracy z NGO lub biuro oddelegowane do koordynacji komunikacji społecznej.

Jak się do całego przedsięwzięcia zabrać, jak to zorganizować?

Od początku trzeba zadbać o uczestników. Im większa frekwencja, tym – być może – trudniejsza organizacja, ale lepszy i pewniejszy efekt. Zaproszenie do udziału w przedsięwzięciu dobrze jest skierować do różnych grup i ciał mniej lub bardziej czynnych – młodzieżowej rady, rady seniorów, radnych, rad dzielnic, jednostek pomocniczych w urzędzie. Jest też regułą, że najłatwiej i najszybciej dają się namówić do udziału osoby, które ze swojej natury nie mają problemu z wygłaszaniem opinii, zabieraniem głosu. Trzeba zadbać o to, by słyszalny był głos tych najmniej „wokalnych” mieszkańców, polityków lub lokalnych liderów.

Jak zaangażować mieszkańców, jak do nich dotrzeć, jak ich zainteresować, jak ich zaprosić?

Regulamin konsultacji może nie być tematem budzącym przyśpieszoną akcję serca, warto więc przemyśleć sposoby angażowania ludzi. Jasmine Love, radna Cirencester w Wielkiej Brytanii uważa, że angażowanie najlepiej zacząć od zapukania do drzwi wszystkich domostw i rozmowy z ludźmi: „Trzeba przełamać mit, że wiemy, co jest za tymi wszystkimi zamkniętymi drzwiami” – mówi opisując szczególną historię angażowania społeczności – więcej na ten temat w Zeszycie partycypacji publicznej 1-2/2014.

Zaproszenie – kilka rad

Przykłady zaproszeń:

► zaproszenie na konsultacje w Toruniu

► zaproszenie na konsultacje w Opolu

Przykłady harmonogramów:

► harmonogram konsultacji w Toruniu

► harmonogram konsultacji w Richmondshire

Uwspólnienie i wyrównanie poziomu wiedzy

Zanim zacznie się praca nad standardami konsultacji, warto uwspólnić poziom podstawowej wiedzy. Czy wszyscy tak samo rozumiemy termin „konsultacje społeczne”? Czy wiemy dokładnie, czym jest ten proces, jaki powinien mieć przebieg, jakimi zasadami się kierować, czym się kończyć? Uzupełnianie tej wiedzy, pogłębianie jej powinno być na stałe wpisane w praktykę konsultowania. O tym gdzie można wiedzę uzupełniać piszemy w rozdziale Skąd czerpać wiedzę? Polecamy spojrzenie na ćwiczenia do wspólnej realizacji na warsztatach dla mieszkańców, organizacji i przedstawicieli władz oraz urzędu w Zeszycie partycypacji 4/2015, Regulamin konsultacji społecznych – jak to zrobić wspólnie? A poniżej fundament wspólnej pracy nad zasadami, czyli definicja konsultacji społecznych zaczerpnięta z Kanonu Lokalnych Konsultacji Społecznych rozebrana na części pierwsze. Pomarańczowe wyróżnienia to nawiązania do „Siedmiu zasad konsultacji”. Polecamy wspólnie przepracować definicję tworząc własną wizję konsultacji.

DEFINICJA: Konsultacje społeczne to otwarty proces dialogu władz z mieszkańcami mający na celu podjęcie przez władze optymalnych decyzji w sprawach publicznych.

► OTWARTY PROCES…

► …DIALOGU WŁADZ Z MIESZKAŃCAMI…

► …MAJĄCY NA CELU…

► …PODJĘCIE PRZEZ WŁADZE…

•  Jedną z podstawowych cech konsultacji, o której wszyscy uczestnicy procesu powinni wiedzieć, jest niewiążący dla władz charakter zgłoszonych opinii lub wypracowanych rozwiązań. Konsultacje nie zwalniają organów władzy samorządowej z odpowiedzialności za losy wspólnoty. Są instrumentem wspierającym proces decyzyjny. Czyli władze mogą (i oczywiście powinny) brać pod uwagę głosy obywateli, ale nie mają obowiązku decydować zgodnie z nimi. To nie np. budżet obywatelski, gdzie głos mieszkańców jest decydujący.

►  …OPTYMALNYCH DECYZJI…

►  …W SPRAWACH PUBLICZNYCH.

Warto również pamiętać o tym, CZYM KONSULTACJE SPOŁECZNE NIE SĄ:

Rekomendacje społeczne na start

Społeczne wypracowywanie rekomendacji do zasad dialogu – matryca zagadnień

Po uspójnieniu i podniesnieniu poziomu wiedzy o konsultachach można przejść do pracy nad standardami, które zapiszemy w swoim regulaminie. Tutaj też sugerujemy pracę w podziale na grupy i uwspólnianie wypracowanych w grupach standardów. Trudno wyszczególnić i opisać wszystkie tematy do dyskusji, które mogą pojawić się podczas pracy nad regulacją zasad konsultacji. Warto je zapisywać, żeby zdecydować czy do praktyki współpracy urzędu z mieszkańcami i organizacjami pozarządowymi wprowadzić jakieś nowe rozwiązania. Regulamin musi wskazywać minimum praktyki działania i dobre standardy sprzyjające szerokiemu zaangażowaniu. Bardziej szczegółowe rozwiązania można prowadzać zarządzeniem prezydenta/burmistrza/wójta poprzez urzędową procedurę realizacji konsultacji opierającą się na regulaminie.

Wskazane poniżej zagadnienia powinny wypełnić treść regulaminu – jego strukturę pokazujemy w części 3. Z czego składa się regulamin? Spróbujcie w grupach uzgodnić podstawowe standardy konsultacji zgodnie z poniższą tabelą i rozwiniętymi zagadnieniami.

Wynik pracy grupowej nad rekomendacjami standardami warto podsumować w publicznym dokumencie, np. takim jak ten >>>

Grupa robocza

Dalsza praca nad regulaminem będzie polegała na czasem żmudnym dochodzeniu do kompromisu pomiędzy oczekiwaniami a możliwościami. Ważne jest, aby całkiem nie utracić początkowego entuzjazmu, chęci, energii i determinacji do stworzenia własnego regulaminu. Własnego czyli powstałego jako skutek spotkań konkretnej społeczności, a nie napisanego przez jedną osobę w zaciszu gabinetu za pomocą metody kopiuj/wklej na podstawie innego regulaminu.

Nasze doświadczenie pokazuje, że do takiej partycypacyjnej pracy bardzo przydaje się grupa robocza, „zawiadowca” całego procesu, której zadania mogą być bardzo różne w zależności od ustaleń. Może pełnić rolę li tylko organizacyjną, czyli ustalać i pilnować terminów spotkań mieszkańców i urzędników, zapraszać na nie, zapewniać salę itp. Może zobowiązać się dodatkowo do pisania notatek ze spotkań i rozsyłania ich mailem do zainteresowanych oraz zawieszania na stronie urzędu. Może wziąć na siebie wypracowanie propozycji rozwiązań do dyskusji w szerszym gremium albo wręcz przygotowanie całego projektu regulaminu.

Pozostają jeszcze pytania o to, jak liczna ma być grupa, jak bardzo otwarta na nowych członków, jaki ma być jej skład. To wszystko warto ustalić na pierwszych spotkaniach, otwierających prace nad regulacja konsultacji.

Warto założyć sobie ramowy plan pracy, bo niezależnie od przyjętego modelu grupy roboczej trzeba pamiętać, że im więcej spotkań tym mniejsza frekwencja. Plan można zawsze w razie potrzeby zmodyfikować, ale dobrze jest ustalić jakie zagadnienia w jakim czasie będą opracowane.

Na końcu prac formułujących projekt regulaminu konieczne jest przeprowadzenie ostatecznych konsultacji społecznych, tak żeby ci, którzy nie zabrali wcześniej głosu mieli jeszcze szansę zaopiniować wypracowane mechanizmy.

Skonsultowany projekt regulaminu jest gotowy do przedłożenia jako projektu uchwały na sesję rady gminy/miasta. Warto być obecnym na komisjach i sesji rady, żeby w razie wątpliwości dyskutować o społecznie wypracowanych rozwiązaniach.