Regulamin konsultacjiO ile regulamin konsultacji społecznych jest zbiorem wytycznych i standardów minimum porządkujących ogólne ramy prowadzenia procesów konsultacyjnych, o tyle to, w jaki sposób będą one przebiegały, zależy w znacznej mierze od praktyki przyjętej przez urzędników: zakresy obowiązków, sposób wymiany informacji i zaangażowania w inicjowanie, przygotowanie, prowadzenie i podsumowywanie konsultacji przez poszczególnych pracowników urzędu i uczestników konsultacji, kolejność podejmowanych działań i uszczegółowione standardy minimum – to wszystko może i powinna regulować zgodna z regulaminem konsultacji społecznych wewnątrzurzędowa procedura konsultacji, obowiązująca wszystkich pracowników urzędu i przedstawicieli władzy wykonawczej. Samą procedurę można wprowadzić do prawa miejscowego zarządzeniem prezydenta/burmistrza/wójta i powinna ona znaleźć odzwierciedlenie w regulaminie organizacyjnym urzędu. Zarządzenie dobrze jest również skonsultować ze społecznością, a najlepiej w pakiecie z samym regulaminem, pokazując ich wzajemną spójność.
- I tak na przykład w Opolu powstała rekomendacja dotycząca prowadzenia księgi kryteriów, według której pracownicy wydziału oceniają potencjał danego zagadnienia czy danej sprawy jako przedmiotu konsultacji (wymogi prawne, zgodność ze strategiami i programami miejskimi, potencjał wywoływania konfliktu społecznego).
- W Gorzowie w trakcie warsztatów położono nacisk na przepływ informacji wewnątrz urzędu: „dobrze byłoby wpleść w procedurę wymianę informacji między wydziałami, wewnętrzną sprawozdawczość; warto przy tym uwzględnić nie tylko szeregowych pracowników, ale także dyrektorów”.
- W Słupsku istotną kwestią było wprowadzenie kalendarza wydarzeń związanych z dialogiem obywatelskim – w tym konsultacji – funkcjonującego wewnątrz urzędu, a następnie dostosowanie do niego komunikacji ze społecznością. Również w ważne dla urzędników było gromadzenie wiedzy na temat sposobów pracy i rozmawiania ze społecznością lokalną – a zatem budowanie kompetencji niezbędnych do prowadzenia konsultacji wysokiej jakości.
- Przybliżanie zagadnienia konsultacji społeczności lokalnej można rozpocząć od przyjaznej i czytelnej komunikacji (np. infografiki, które powstały w Słupsku na potrzeby konsultacji) i prezentowania tematyki konsultacji jako części dialogu i stanie i rozwoju miasta/gminy (np. Miejskie Kodeksy Dialogu opracowane w „Konsultacjach z zasadami dla Gorzowa Wielkopolskiego i Słupska).
- W Lublinie istotną kwestią stało się wypracowanie na potrzeby spotkań konsultacyjnych tzw. kontraktu: wg jakich zasad pracujemy na spotaniach i co jest niedozwolone.
- W Opolu na skutek prac nad regulaminem powołano Społeczną Radę Konsultacji, która będzie m.in. czuwała nad jakością prowadzonych w mieście konsultacji społecznych.
Przykłady rozwiązań:
- Projekt procedury planowania, prowadzenia i ewaluacji konsultacji społecznych (Słupsk) >>>
- Projekt procedury prowadzenia konsultacji społecznych w wersji grafu (Opole; w „Konsultacjach okiełznanych. Regulaminy i procedury”, s. 36) >>>
- Kalendarz – Roczny Plan Konsultacji (Słupsk; w „Konsultacjach okiełznanych. Regulaminy i procedury”, s. 38) >>>
- Jak o tym mówić, infografiki: regulamin konsultacji, regulamin – naważniejsze zagadnienia, proces wnioskowania o konsultacje
- Rządowe rekomendacje dotyczące języka komunikacji urząd-obywatel >>>
- Miejski Kodeks Dialogu – Gorzów Wielkopolski >>>
- Miejski Kodeks Dialogu – Słupsk >>>
- Miejski Niezbędnik Konsultacji – Dąbrowa Górnicza >>>