W rozmowach o jakości dialogu obywatelskiego, w tym konsultacji społecznych, bardzo często pada pytanie “Jak dobrze/lepiej robić konsultacje?”. Odpowiadając bardzo łatwo skoncentrować się na jednej kwestii zapominając o innych. Na przykład mówi się o niskim zaangażowaniu mieszkańców szukając rozwiązań tego problemu w nowych, lepszych kanałach informowania społeczności. Tymczasem zagadnienie uwarunkowań “dobrych konsultacji” jest bardziej złożone. Szczególnie, że nie dotyczy pracy kilku urzędników i organizacji pozarządowych. “Dobre kosnultacje” wymagają przekrojowego podejścia do:

► urzędu i standardów pracy w nim obowiązujących, w tym standardu kontaktów z mieszkańcami,

► roli jaką konsultacje i dialog obywatelski pełnią dla polityków sprawujących władzę w samorządzie,

► i wreszcie do społeczności lokalnej, dla której przecież przygotowujemy narzędzia dialogu, w tym konsultacje.

Zatem, aby nie popadać w gołosłowność zapewnień o tym, że dialog ze społecznością i budowanie demokracji obywatelskiej są bardzo ważne, trzeba przemyśleć, jak te ogólne hasła przełożyć na pracę urzędu i polityków. Dlatego właśnie regulamin konsultacji powinien być tworzony z myślą o wyzwaniach, bazować na dotychczasowych doświadczeniach oraz określać wymagania minimum w postaci “bezpieczników” sprzyjających wcielaniu w życie abstrakcyjnych pojęć współdecydowania, demokracji obywatelskiej, aktywności obywatelskiej czy dialogu ze społecznością. Takie bezpieczniki mogą być rozsiane po całym regulaminie:

► Jeżeli zależy nam na rzeczywistym dialogu, nic nie staje na przeszkodzie zobowiązania w regulaminie do organizacji spotkań sprzyjających wymianie opinii i argumentów pomiędzy władzą a mieszkańcami oraz samymi mieszkańcami. Konsultacje bez takich spotkań nie będą już w świetle prawa konsultacjami.

► Jeżeli zależy nam na jasnej, prostej i angażującej komunikacji i informowaniu, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wpisać do regulaminu, że każdy materiał informacyjny musi być przed publikacją i udostępnieniem przetestowany na losowych mieszkańcach.

► Jeżeli istotna jest przejrzysta polityka dialogu i włączania mieszkańców w życie publiczne samorządu, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wpisać do regulaminu tworzenie Rocznego Planu Konsultacji.

Jednocześnie regulamin musi pozostawiać władzom wykonawczym samorządu odpowiedni poziom swobody w organizowaniu procesów konsultacji, to znaczy Rada Gminy/Miasta nie może tworzyć zbyt szczegółowych zapisów w regulaminie. Jednak jak pokazuje praktyka, im wyższy standardy konsultacji zapiszemy w prawie miejscowym, tym większa szansa na to, że konsultacje będą przygotowywane i prowadzone lepiej. Ważne zatem, żeby w regulaminie znalazły się standardy minimum dotyczące najważniejszych kwestii. Braki, pominięcia i przemilczenia w regulaminach to częstsza bolączka niż zawarte w nich błędy albo zbyt niskie standardy pozwalające na prowadzenie konsultacji bez przemyślenia i przygotowania. 24% z istniejących regulaminów nie określa, czym właściwie są konsultacje społeczne. 43% istniejących regulaminów określa je jedynie jako wyrażanie opinii. 28% ogranicza dostęp do konsultacji, a 30% nie reguluje kwestii dostępności. Znikoma liczba regulaminów w ogóle proponuje rozwiązania dotyczące ewaluacji procesów konsultacyjnych pozwalających na postawienie wniosów mówiących wprost: co działa, a co nie działa w lokalnych konsultacjach. (Dane na podstawie przeglądu regulaminów konsultacji zrealizowanego przez FISE w 2014 roku.)

Przemyślenie każdego z zagadnień/rozdziałów regulaminu pozwala na:

► Stworzenie ogólnych zasad organizacji konsultacji tak, żeby sprzyjały skutecznemu włączaniu kolenych mieszkańców w aktywne współtworzenie samorządu – czyli zaplanowanie dialogu jako jednej z polityk publicznych samorządu. Najlepiej w kontekście innych procesów i narzędzi dialogu i współpracy.

► Przemyślenie na odpowienim poziomie ogólności tego, jak krok po kroku będą realizowane wszystkie procesy konsultacji (również te, których minima realizacji określono w ustawach). To okazja do przemyślenia obecnych bolączek nieskutecznych kosnultacji, które nie anażują mieszkańców, albo angażują cały czas tę samą gartkę co bardziej aktywnych i wokalnych. Tworzenie regulaminu to doskonała okazja, żeby przyjrzeć się bieżącej praktyce konsultowania i zastanowić się, w których szczegółach tkwi diabeł.

Poniżej zamieszczamy części składowe (zagadnienia/rozdziały) przykładowego regulaminu wypracowanego w Gorzowie Wielkopolskim w ramach projektu „Konsultacje z zasadami”. W części “Jak pracować nad regulaminem?” pokazujemy, w jaki sposób można się nad nimi pochylić.

1. Cele i zasady ogólne konsultacji społecznych:
  • definicja konsultacji,
  • cele konsultacji,
  • zasady (np. w oparciu o „Siedem zasad konsultacji”),
  • definicja mieszkańca.
2. Zakres konsultacji społecznych (czyli w jakich sprawach organizowane są konsultacje):
  • sprawy ważne dla mieszkańców i miasta/gminy,
  • w sprawie aktualizacji Regulaminu Konsultacji,
  • stosowanie regulaminu w innych przypadkach: „W przypadku, w którym konsultacje inicjowane są wymogiem ustawowym, zaleca się stosowanie regulaminu w zakresie, w którym jego zapisy nie są sprzeczne z zapisami ustawowymi.”
3. Plan konsultacji społecznych:
  • kiedy powstaje, jaką perspektywę czasu obejmuje,
  • kto i jak go tworzy,
  • raport z realizacji + terminy,
  • uzupełniany na bieżąco o te procesy, których przeprowadzenie zostało zdecydowane w ciągu roku kalendarzowego.
4. Inicjowanie konsultacji społecznych:
  • kto może inicjować i na jakich warunkach,
  • co powinien zawierać wniosek o konsultacje składany do prezydenta,
  • możliwość uzyskania informacji: „Przed złożeniem Wniosku inicjatorzy mają możliwość uzyskania od Prezydenta poprzez wskazaną przez niego jednostkę organizacyjną Miasta bieżącej informacji o planach konsultacyjnych innych niż te objęte Planem Konsultacji”),
  • terminy: czas na poprawienie błędnego wniosku, czas na rozpatrzenie,
  • uzasadnienie rozpatrzenia negatywnego,
  • publicznie dostępna informacja o złożeniu wniosku (gdzie upubliczniona i w jakim czasie od złożenia).
5. Tryb prowadzenia konsultacji społecznych:
  • minimalny czas trwania konsultacji (sugerowane nie mniej niż 21 dni)
  • co zawiera zarządzenie prezydenta (np.: cel i przedmiot konsultacji, harmonogram, formy konsultacji, wyszczególnienie grup szczególnie pożądanych w konsultacjach, informacja o jednostce odpowiedzialnej za przeprowadzenie konsultacji, materiały informacyjne),
  • kanały komunikacji ze społecznością lokalną (pełna, jak najbogatsza lista różnych form komunikacji i określenie minimum ich wyboru, np. „cztery spośród niżej wymienionych”),
  • formy i narzędzia konsultacji, które sprzyjają dialogowi, wymianie argumentów (np.: wymóg protokołowanych spotkań dyskusyjnych lub warsztatów z mieszkacami i dla mieszkańców),
  • testowanie materiałów informacyjnych pod kątem zrozumiałości i przejrzystości,
  • możliwy udział ekspertów zewnętrznych i ich rola,
  • możliwe prowadzenie konsultacji przez podmioty zewnętrzne,
  • formy konsultacji (znowu – jak w przypadku kanałów komunikacji – lista różnych form i określenie minimum wyboru).
6. Raport z przeprowadzonych konsultacji:
  • termin udostępnienia,
  • co zawiera raport,
  • w jaki sposób jest upubliczniony,
  • mail do zainteresowanych („Raport zostaje przesłany drogą elektroniczną tym osobom, które wyrażą chęć jego otrzymania w trakcie konsultacji”).
7. Ewaluacja prowadzonych konsultacji:
  • kto i na jakich zasadach za nią odpowiada.