W rozmowach o jakości dialogu obywatelskiego, w tym konsultacji społecznych, bardzo często pada pytanie “Jak dobrze/lepiej robić konsultacje?”. Odpowiadając bardzo łatwo skoncentrować się na jednej kwestii zapominając o innych. Na przykład mówi się o niskim zaangażowaniu mieszkańców szukając rozwiązań tego problemu w nowych, lepszych kanałach informowania społeczności. Tymczasem zagadnienie uwarunkowań “dobrych konsultacji” jest bardziej złożone. Szczególnie, że nie dotyczy pracy kilku urzędników i organizacji pozarządowych. “Dobre kosnultacje” wymagają przekrojowego podejścia do:
► urzędu i standardów pracy w nim obowiązujących, w tym standardu kontaktów z mieszkańcami,
► roli jaką konsultacje i dialog obywatelski pełnią dla polityków sprawujących władzę w samorządzie,
► i wreszcie do społeczności lokalnej, dla której przecież przygotowujemy narzędzia dialogu, w tym konsultacje.
Zatem, aby nie popadać w gołosłowność zapewnień o tym, że dialog ze społecznością i budowanie demokracji obywatelskiej są bardzo ważne, trzeba przemyśleć, jak te ogólne hasła przełożyć na pracę urzędu i polityków. Dlatego właśnie regulamin konsultacji powinien być tworzony z myślą o wyzwaniach, bazować na dotychczasowych doświadczeniach oraz określać wymagania minimum w postaci “bezpieczników” sprzyjających wcielaniu w życie abstrakcyjnych pojęć współdecydowania, demokracji obywatelskiej, aktywności obywatelskiej czy dialogu ze społecznością. Takie bezpieczniki mogą być rozsiane po całym regulaminie:
► Jeżeli zależy nam na rzeczywistym dialogu, nic nie staje na przeszkodzie zobowiązania w regulaminie do organizacji spotkań sprzyjających wymianie opinii i argumentów pomiędzy władzą a mieszkańcami oraz samymi mieszkańcami. Konsultacje bez takich spotkań nie będą już w świetle prawa konsultacjami.
► Jeżeli zależy nam na jasnej, prostej i angażującej komunikacji i informowaniu, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wpisać do regulaminu, że każdy materiał informacyjny musi być przed publikacją i udostępnieniem przetestowany na losowych mieszkańcach.
► Jeżeli istotna jest przejrzysta polityka dialogu i włączania mieszkańców w życie publiczne samorządu, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wpisać do regulaminu tworzenie Rocznego Planu Konsultacji.
Jednocześnie regulamin musi pozostawiać władzom wykonawczym samorządu odpowiedni poziom swobody w organizowaniu procesów konsultacji, to znaczy Rada Gminy/Miasta nie może tworzyć zbyt szczegółowych zapisów w regulaminie. Jednak jak pokazuje praktyka, im wyższy standardy konsultacji zapiszemy w prawie miejscowym, tym większa szansa na to, że konsultacje będą przygotowywane i prowadzone lepiej. Ważne zatem, żeby w regulaminie znalazły się standardy minimum dotyczące najważniejszych kwestii. Braki, pominięcia i przemilczenia w regulaminach to częstsza bolączka niż zawarte w nich błędy albo zbyt niskie standardy pozwalające na prowadzenie konsultacji bez przemyślenia i przygotowania. 24% z istniejących regulaminów nie określa, czym właściwie są konsultacje społeczne. 43% istniejących regulaminów określa je jedynie jako wyrażanie opinii. 28% ogranicza dostęp do konsultacji, a 30% nie reguluje kwestii dostępności. Znikoma liczba regulaminów w ogóle proponuje rozwiązania dotyczące ewaluacji procesów konsultacyjnych pozwalających na postawienie wniosów mówiących wprost: co działa, a co nie działa w lokalnych konsultacjach. (Dane na podstawie przeglądu regulaminów konsultacji zrealizowanego przez FISE w 2014 roku.)
Przemyślenie każdego z zagadnień/rozdziałów regulaminu pozwala na:
► Stworzenie ogólnych zasad organizacji konsultacji tak, żeby sprzyjały skutecznemu włączaniu kolenych mieszkańców w aktywne współtworzenie samorządu – czyli zaplanowanie dialogu jako jednej z polityk publicznych samorządu. Najlepiej w kontekście innych procesów i narzędzi dialogu i współpracy.
► Przemyślenie na odpowienim poziomie ogólności tego, jak krok po kroku będą realizowane wszystkie procesy konsultacji (również te, których minima realizacji określono w ustawach). To okazja do przemyślenia obecnych bolączek nieskutecznych kosnultacji, które nie anażują mieszkańców, albo angażują cały czas tę samą gartkę co bardziej aktywnych i wokalnych. Tworzenie regulaminu to doskonała okazja, żeby przyjrzeć się bieżącej praktyce konsultowania i zastanowić się, w których szczegółach tkwi diabeł.
Poniżej zamieszczamy części składowe (zagadnienia/rozdziały) przykładowego regulaminu wypracowanego w Gorzowie Wielkopolskim w ramach projektu „Konsultacje z zasadami”. W części “Jak pracować nad regulaminem?” pokazujemy, w jaki sposób można się nad nimi pochylić.
1. Cele i zasady ogólne konsultacji społecznych:
- definicja konsultacji,
- cele konsultacji,
- zasady (np. w oparciu o „Siedem zasad konsultacji”),
- definicja mieszkańca.
2. Zakres konsultacji społecznych (czyli w jakich sprawach organizowane są konsultacje):
- sprawy ważne dla mieszkańców i miasta/gminy,
- w sprawie aktualizacji Regulaminu Konsultacji,
- stosowanie regulaminu w innych przypadkach: „W przypadku, w którym konsultacje inicjowane są wymogiem ustawowym, zaleca się stosowanie regulaminu w zakresie, w którym jego zapisy nie są sprzeczne z zapisami ustawowymi.”
3. Plan konsultacji społecznych:
- kiedy powstaje, jaką perspektywę czasu obejmuje,
- kto i jak go tworzy,
- raport z realizacji + terminy,
- uzupełniany na bieżąco o te procesy, których przeprowadzenie zostało zdecydowane w ciągu roku kalendarzowego.
4. Inicjowanie konsultacji społecznych:
- kto może inicjować i na jakich warunkach,
- co powinien zawierać wniosek o konsultacje składany do prezydenta,
- możliwość uzyskania informacji: „Przed złożeniem Wniosku inicjatorzy mają możliwość uzyskania od Prezydenta poprzez wskazaną przez niego jednostkę organizacyjną Miasta bieżącej informacji o planach konsultacyjnych innych niż te objęte Planem Konsultacji”),
- terminy: czas na poprawienie błędnego wniosku, czas na rozpatrzenie,
- uzasadnienie rozpatrzenia negatywnego,
- publicznie dostępna informacja o złożeniu wniosku (gdzie upubliczniona i w jakim czasie od złożenia).
5. Tryb prowadzenia konsultacji społecznych:
- minimalny czas trwania konsultacji (sugerowane nie mniej niż 21 dni)
- co zawiera zarządzenie prezydenta (np.: cel i przedmiot konsultacji, harmonogram, formy konsultacji, wyszczególnienie grup szczególnie pożądanych w konsultacjach, informacja o jednostce odpowiedzialnej za przeprowadzenie konsultacji, materiały informacyjne),
- kanały komunikacji ze społecznością lokalną (pełna, jak najbogatsza lista różnych form komunikacji i określenie minimum ich wyboru, np. „cztery spośród niżej wymienionych”),
- formy i narzędzia konsultacji, które sprzyjają dialogowi, wymianie argumentów (np.: wymóg protokołowanych spotkań dyskusyjnych lub warsztatów z mieszkacami i dla mieszkańców),
- testowanie materiałów informacyjnych pod kątem zrozumiałości i przejrzystości,
- możliwy udział ekspertów zewnętrznych i ich rola,
- możliwe prowadzenie konsultacji przez podmioty zewnętrzne,
- formy konsultacji (znowu – jak w przypadku kanałów komunikacji – lista różnych form i określenie minimum wyboru).
6. Raport z przeprowadzonych konsultacji:
- termin udostępnienia,
- co zawiera raport,
- w jaki sposób jest upubliczniony,
- mail do zainteresowanych („Raport zostaje przesłany drogą elektroniczną tym osobom, które wyrażą chęć jego otrzymania w trakcie konsultacji”).
7. Ewaluacja prowadzonych konsultacji:
- kto i na jakich zasadach za nią odpowiada.